Déclaration sur l’utilisation des données pour l’exécution des commandes
Déclaration sur l’utilisation des données pour l’exécution des commandes
1. Objet de la déclaration
La présente déclaration précise la manière dont les données communiquées dans le cadre d’une commande sont utilisées par hammockandhibiscus pour assurer les opérations directement nécessaires à l’achat de mobilier, à son paiement, à sa préparation, à sa livraison et, lorsqu’une demande intervient après la vente, à son traitement.
La boutique n’utilise pas les données de commande pour une finalité sans rapport avec l’exécution et la gestion nécessaire de la relation avec le client. Les données sont limitées à ce qui est utile pour réaliser les opérations concernées, assurer la sécurité du traitement et conserver les éléments qui doivent l’être pour répondre aux obligations applicables.
2. Données nécessaires à une commande
Selon l’étape concernée, les informations traitées peuvent comprendre le nom et le prénom du client, son adresse de facturation, son adresse de livraison, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, le numéro de commande, les articles commandés, les quantités, les montants, les taxes, les frais de livraison, le statut de paiement et les informations de suivi.
Les données de paiement conservées par la boutique sont limitées aux informations nécessaires au suivi de la transaction. La boutique n’a pas vocation à conserver le numéro complet d’une carte bancaire.
Lorsqu’un incident de livraison, un retour, un remboursement, un défaut ou un dommage est signalé, les échanges correspondants et les éléments communiqués par le client peuvent être rattachés à la commande afin de permettre son traitement.
3. Finalités strictement liées à l’exécution
Les données de commande sont utilisées pour :
- identifier le client et la commande concernée ;
- vérifier et enregistrer le paiement ;
- préparer les articles commandés ;
- établir les informations nécessaires à l’expédition ;
- transmettre au transporteur les coordonnées indispensables à la livraison ;
- communiquer les informations de suivi disponibles ;
- traiter une correction d’adresse lorsqu’elle reste techniquement possible ;
- répondre à une question concernant l’état d’une commande ;
- vérifier un colis perdu, endommagé ou indiqué comme livré mais non reçu ;
- organiser un retour accepté ou un enlèvement lorsqu’il est nécessaire ;
- traiter un remboursement ou une demande liée à la conformité du meuble ;
- conserver les justificatifs nécessaires à la comptabilité, à la preuve d’une transaction ou à la défense d’un droit.
La boutique ne transforme pas les informations fournies pour une commande en données destinées à un usage sans lien avec ces finalités.
4. Informations nécessaires à la livraison
Pour remettre un meuble au destinataire, certaines données doivent être transmises au transporteur chargé de l’acheminement.
Les transporteurs susceptibles d’être utilisés sont USPS, DHL Express, UPS et FedEx. Les informations transmises sont limitées à ce qui est nécessaire pour l’expédition et la remise du colis, notamment l’identité du destinataire, l’adresse de livraison, les coordonnées utiles et les références nécessaires au suivi.
Le transporteur ne reçoit pas, du seul fait de la livraison, des informations qui ne sont pas nécessaires à cette mission.
La préparation avant expédition prend normalement 1 à 3 jours ouvrés et la livraison est prévue sous 5 à 9 jours ouvrés après l’expédition. Les données de suivi peuvent être conservées avec le dossier de commande lorsqu’elles sont nécessaires pour confirmer la remise ou examiner un incident.
5. Paiement et facturation
Les informations nécessaires au règlement sont traitées afin d’autoriser, d’enregistrer et de rapprocher le paiement de la commande.
Le prestataire intervenant dans la transaction peut recevoir les informations nécessaires à l’autorisation et au traitement du paiement. Lorsqu’il doit traiter certaines données pour ses propres obligations réglementaires, il agit sous sa propre responsabilité pour ces opérations.
Les prix affichés incluent les taxes applicables. La livraison est gratuite à partir de 259,99 EUR et coûte 19,99 EUR lorsque la commande est inférieure à 259,99 EUR. Ces informations financières peuvent apparaître dans le dossier de commande et les justificatifs correspondants.
6. Service après-vente, retours et remboursements
Lorsqu’un client contacte la boutique après la livraison, les données déjà associées à la commande peuvent être utilisées afin d’identifier le dossier et d’éviter de lui demander inutilement les mêmes informations.
Pour un retour, une réclamation ou un dommage, le client peut fournir une description de la situation et, lorsque cela est utile, des photographies du meuble ou de l’emballage. Ces éléments sont utilisés pour examiner la demande concernée.
Le délai de retour accordé pour un changement d’avis est de 30 jours calendaires à compter du point de départ applicable après réception. Lorsqu’un remboursement a été émis, son apparition sur le moyen de paiement prend normalement 4 à 7 jours ouvrés selon l’établissement de paiement.
Les informations liées à ces opérations restent rattachées au dossier lorsqu’elles sont nécessaires à la preuve du traitement effectué.
7. Shopify et prestataires techniques
La boutique utilise Shopify comme infrastructure de commerce électronique. Shopify peut donc traiter les données nécessaires au fonctionnement du site, à la gestion du panier, à l’enregistrement de la commande, à la sécurité de la plateforme et aux opérations techniques permettant son exécution.
Lorsqu’un prestataire agit pour le compte de la boutique, son accès doit rester limité aux données nécessaires à la mission qui lui est confiée. Il ne dispose pas, du seul fait de son intervention technique, d’une autorisation générale pour réutiliser les informations de commande à une finalité étrangère aux instructions reçues.
Lorsque certaines données sont traitées en dehors de l’Espace économique européen dans le cadre de l’infrastructure ou de l’exécution d’une commande, le transfert doit être encadré par les garanties applicables.
8. Limitation de la collecte
La boutique ne demande pas au client de fournir davantage d’informations que ce qui est raisonnablement nécessaire à l’opération concernée.
Le client ne doit pas transmettre dans les champs libres, par e-mail ou au service client un mot de passe, un numéro complet de carte bancaire ou une autre donnée confidentielle qui n’est pas nécessaire à sa demande.
Si une information supplémentaire est demandée pour identifier une commande, vérifier une identité ou comprendre un incident, cette demande doit être proportionnée à l’objectif poursuivi.
9. Conservation des données
Les données opérationnelles restent accessibles pendant la préparation, la livraison et le traitement des demandes liées à la commande. Lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à l’usage courant, elles sont supprimées ou archivées avec un accès limité selon leur nature.
Les factures et pièces comptables sont conservées pendant 10 ans. Les éléments nécessaires à la preuve d’une commande, d’un retour, d’un remboursement, d’une réclamation ou à la défense d’un droit peuvent être archivés pendant 5 ans après la clôture du dossier, sauf lorsqu’une durée différente doit s’appliquer à un document déterminé.
Les données ne sont pas conservées indéfiniment au seul motif qu’une commande a été passée.
10. Sécurité et accès interne
L’accès aux informations de commande est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour une tâche déterminée.
La boutique applique des mesures destinées à réduire les accès non autorisés, notamment la limitation des habilitations, la protection des comptes administratifs et l’utilisation de l’infrastructure sécurisée nécessaire au traitement des commandes.
Lorsqu’un incident affecte la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité de données personnelles, il est analysé afin de déterminer les mesures de protection et de notification nécessaires.
11. Droits du client
Le client peut demander l’accès aux données personnelles le concernant, leur rectification lorsqu’elles sont inexactes, leur effacement lorsque les conditions le permettent, la limitation d’un traitement et, lorsque ce droit s’applique, leur portabilité.
Une demande peut être adressée à gethelp@hammockandhibiscus.com. Une information complémentaire permettant de vérifier l’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable.
La boutique répond dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une demande complète. Lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois, avec information de la personne concernée pendant le premier mois.
L’exercice d’un droit sur les données ne modifie pas les droits attachés à une commande valablement conclue.
12. Responsabilités respectives
La boutique est responsable des finalités qu’elle détermine pour les données utilisées dans l’exécution des commandes et des instructions données à ses sous-traitants.
Le client doit fournir des informations exactes et actualisées lorsque celles-ci sont nécessaires au paiement, à la facturation, à la livraison ou au traitement d’une demande.
Chaque prestataire reste responsable des traitements qu’il réalise pour ses propres finalités lorsqu’il agit en qualité de responsable distinct. L’intervention d’un prestataire extérieur ne permet pas à la boutique de se dégager des responsabilités qui lui incombent dans la gestion des données qu’elle contrôle.
13. Contact
E-mail : gethelp@hammockandhibiscus.com
Téléphone : +1 979 969 6388
Adresse : 2931 MARVIN R WOOD RD, SAN ANTONIO, TX 78234
Service client : du lundi au vendredi, de 8 h 00 à 17 h 00. Le service client n’est pas disponible les week-ends ni les jours fériés.